Создание заявки
Формирование сводного плана закупок начинается с формирования заказчиками средствами системы заявок на приобретение товаров работ или услуг и отправки их в вышестоящую организацию для согласования и включения в план график. Создание заявки происходит посредством заполнения экранной формы.
Рассмотрение заявки
Согласование поступившей заявки производится ответственным специалистом. Заявка может быт принята, отклонена, отправлена на доработку. Все решения, принимаемые по заявке, подтверждаются средствами электронно-цифровой подписи, логируются и доступны в любой момент времени.
Формирование плана-графика
В план-график включаются только согласованные заявки на приобретение товаров, работ, услуг. План-графики доступны всем пользователям системы, уровень детализации получаемого план-графика зависит от организации пользователя. Сформированные планы-графики выгружаются в общедоступных форматах Office.
Подготовка пакета документов для публикации и публикация торгов
По мере необходимости и в соответствии с планом-графиком закупок заказчики формируют заявки на размещение заказа, из которых уполномоченный на проведение процедур размещения заказа департамент формирует закупку. Средствами системы осуществляется автоматическая подготовка документации на основе предустановленных шаблонов (извещение о проведении процедуры, документация о торгах, журналы регистрации участников и т.п.). Набор формируемых документов управляется пользователем.
Публикация происходит во внешней системе (система CognitiveLotTrade), передача данных во внешнюю систему осуществляется автоматически.
Импорт сведений и публикация процедуры в CognitiveLotTrade
Подготовленная к публикации процедура автоматически переходит из системы CognitiveLot в CognitiveLotTrade для последующей публикации. После публикации данные о процедуре размещения заказа публикуются в открытых источниках (портал для размещения информации о размещении заказов, официальный сайт организации), а также системой CognitiveLotTrade обеспечивается автоматическая рассылка уведомлений для аккредитованных в системе поставщиков.
Прием и рассмотрение заявок в CognitiveLotTrade
В CognitiveLotTrade происходит подача и рассмотрение заявок в электронной форме. Система автоматически формирует протоколы рассмотрения заявок, а также уведомляет участников размещения о результатах рассмотрения их заявки внутренней рассылкой в системе и на электронную почту.
Проведение торгов в CognitiveLotTrade
Система CognitiveLotTrade обладает функционалом для проведения в электронном виде различных процедур: запрос котировок, открытые конкурсы, двухэтапные конкурсы, конкурсы с предварительным отбором, аукционы, редукционы. В режиме реального времени система позволяет отслеживать ход процедуры, контролировать правила проведения процедуры, запрещая действия, не предусмотренные регламентом.
Подведение итогов торгов в CognitiveLotTrade
После фактического проведения процедуры оператором организатора торгов системными средствами определяется победитель торгов, а также ранжируются другие участники. Протокол подведения итогов проведения процедуры формируется автоматически и подписывается средствами электронно-цифровой подписи, данный протокол направляется всем участникам процедуры.
Заключение контракта в CognitiveLotTrade
По окончании процедуры подведения итогов в системе CognitiveLotTrade предусмотрена возможность заключения контракта в электронном виде, полностью обеспечивая его юридическую значимость и включающая следующие процедуры:
- направление проекта контракта победителю;
- формирование протокола разногласий;
Регистрация и учет сведений о заключенных контрактах
Сведения о заключенных по итогам торгов контрактах передаются из системы CognitiveLotTrade в CognitiveLot , на основании которых системой формируется карточка контракта, в случае размещения заказа у единственного поставщика карточка заполняется оператором вручную. Сформированные сведения о контрактах регистрируются в системе. На основании внесенных данных система позволяет получить статистическую информацию, необходимую для размещения на Общероссийском официальном сайте для размещения информации о размещении заказов отчетов и положений о закупках:
- сведения о количестве и об общей стоимости заключенных договоров;
- сведения о количестве и об общей стоимости заключенных договоров по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика)
